A Tht. 22. § (1) bekezdése értelmében, amennyiben a társasház SZMSZ-e kifejezetten felhatalmazást ad erre, a közös képviselő a lakástulajdonosok alábbi adatairól vezethet nyilvántartást:
a) a tulajdona tekintetében a tulajdonosváltozás tényéről;
b) lakcíméről, valamint az ingatlan-nyilvántartásban bárki által megtekinthető személyes adatáról.
Az ingatlan-nyilvántartásról szóló 1997. évi CXLI. törvény 15. § (1) bekezdése szerint ez az alábbi adatokat jelenti: a lakás tulajdonosának a neve, leánykori neve, az anyja születési családi és utóneve, valamint a születés helye és ideje;
c) a lakását bérlő személy b) pontnak megfelelő adatáról;
d) a lakásában lakó személyek számáról;
e) haszonélvezettel terhelt lakás esetében a haszonélvező személy nevéről.
A fenti személyes adatok kezelése – ha az SZMSZ ezt előírja – jogszabályi felhatalmazáson alapuló kötelező adatkezelés fogalma alá tartozik, így ezen adatokat mindenki köteles közölni a közös képviselővel.
Az elérhetőség céljából ugyancsak fontos, a mobilszám és az e-mail cím ismerete is. Az e-mail címet megadók be tudnak lépni a WEB alapú társasházkezelő rendszerbe.